Die einzelnen Schritte erklärt
Onboarding & Setup
Zu Beginn der Zusammenarbeit führen wir ein ausführliches Gespräch, um Ihr Geschäft zu verstehen. Wir klären, welche Arten von Belegen bei Ihnen anfallen, wie Ihre typische Ausgabenstruktur aussieht und welche Besonderheiten es gibt.
Parallel kontaktieren wir Ihre Steuerkanzlei, um den verwendeten Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04), bevorzugte Kontierungslogik und technische Details zur Datenübergabe zu besprechen. So stellen wir sicher, dass unsere Arbeit nahtlos in den Workflow Ihrer Kanzlei passt.
Sie erhalten Zugang zu unserer App (falls gewünscht) und alle Informationen zur Postadresse für Papierbelege. Das Setup dauert in der Regel zwei bis drei Werktage.
Tägliche Belegerfassung
Ab jetzt läuft die Belegerfassung täglich. Sie haben zwei Möglichkeiten: Fotografieren Sie Belege direkt mit unserer App und laden Sie sie hoch. Oder sammeln Sie Papierbelege und senden sie uns wöchentlich per Post.
Bei App-Upload erhalten Sie sofort eine Eingangsbestätigung. Bei Postversand bestätigen wir den Erhalt innerhalb von 24 Stunden nach Ankunft. Wir prüfen jeden Beleg auf Lesbarkeit und Vollständigkeit. Falls etwas unklar ist, melden wir uns direkt bei Ihnen.
Wichtig: Sie müssen nicht perfekt organisiert sein. Auch zerknitterte Tankquittungen oder verblasste Kassenzettel verarbeiten wir — solange sie noch lesbar sind.
Digitalisierung & Prüfung
Jeder Beleg wird mit professionellen Scannern hochauflösend digitalisiert. Wir verwenden OCR-Technologie (Optical Character Recognition), um Text automatisch zu erfassen, prüfen das Ergebnis aber immer manuell nach.
Die digitalen Kopien werden nach GoBD-Richtlinien archiviert — unveränderbar, revisionssicher und mit Zeitstempel versehen. Original-Papierbelege können Sie nach Rücksprache mit Ihrer Steuerkanzlei vernichten oder wir bewahren sie für Sie auf.
Unser Vier-Augen-Prinzip stellt sicher, dass nichts übersehen wird: Ein Teammitglied scannt und erfasst, ein zweites prüft Vollständigkeit und Lesbarkeit.
DATEV-Vorkontierung
Hier kommt unsere Buchhaltungsexpertise ins Spiel. Wir ordnen jeden Beleg dem passenden Konto aus dem DATEV-Kontenrahmen Ihrer Steuerkanzlei zu. Dabei erfassen wir Betrag, Datum, Verwendungszweck, Steuersatz und weitere relevante Informationen.
Bei wiederkehrenden Ausgaben (z.B. Software-Abos, Miete, Versicherungen) lernen wir Ihre Muster und kontieren automatisch korrekt. Bei ungewöhnlichen oder unklaren Belegen fragen wir nach.
Wichtig: Wir erstellen keine Buchführung im steuerrechtlichen Sinne. Wir bereiten Belege vor — die endgültige Buchung und steuerliche Bewertung erfolgt durch Ihre Steuerkanzlei.
Wöchentliche Berichte
Jeden Freitag erhalten Sie einen Zwischenbericht per E-Mail. Dieser zeigt, welche Belege in der vergangenen Woche erfasst wurden, wie viele noch in Bearbeitung sind und ob es offene Fragen gibt.
Der Bericht ist bewusst kompakt gehalten — Sie sollen auf einen Blick sehen können, dass alles läuft. Bei Auffälligkeiten oder fehlenden Informationen weisen wir explizit darauf hin.
Zusätzlich haben Sie jederzeit Zugriff auf Ihr Online-Portal, wo Sie alle erfassten Belege einsehen und bei Bedarf Notizen hinzufügen können.
Monatliche Übergabe an Steuerkanzlei
Am letzten Werktag des Monats (oder zum vereinbarten Stichtag) übergeben wir den vollständigen digitalen Pendelordner an Ihre Steuerkanzlei. Dieser enthält alle digitalisierten Belege, die Vorkontierung und eine Übersichtsliste.
Die Übergabe erfolgt über das DATEV-System Ihrer Kanzlei oder per verschlüsseltem Datentransfer, je nach Präferenz. Ihre Steuerkanzlei kann die Daten direkt importieren und weiterverarbeiten — ohne manuelle Nacharbeit.
Sie erhalten eine Kopie der Übergabe zur eigenen Dokumentation. So haben Sie jederzeit Transparenz darüber, welche Unterlagen bei Ihrer Kanzlei eingegangen sind.
