Typische Anwendungsfälle und Herausforderungen, die wir für unsere Kunden gelöst haben. Aus Datenschutzgründen verwenden wir anonymisierte Beispiele.
Eine Berliner Designagentur mit drei Gesellschaftern hatte das typische Problem vieler Kreativunternehmen: Jeder Gesellschafter sammelte Belege für sich, es gab keine zentrale Verwaltung. Materialkosten für Kundenprojekte, Software-Abos, Büroausstattung — alles landete in verschiedenen Schubladen und E-Mail-Postfächern.
Vor dem monatlichen Steuerberater-Termin mussten alle drei ihre Belege zusammensuchen. Das führte regelmäßig zu Stress, fehlenden Nachweisen und Verzögerungen bei der Buchhaltung.
Wir haben für jeden Gesellschafter einen eigenen App-Zugang eingerichtet. Jeder fotografiert seine Belege direkt nach dem Kauf und lädt sie hoch — egal ob Tankquittung, Restaurant-Rechnung oder Online-Bestellung.
Wir ordnen die Belege automatisch den jeweiligen Kostenstellen zu und kontieren sie nach dem DATEV-Kontenrahmen der Steuerkanzlei. Am Monatsende erhält die Kanzlei einen vollständigen, sortierten Pendelordner — ohne dass die Gesellschafter sich koordinieren mussten.
Die Agentur spart mehrere Stunden pro Monat, die vorher für Belegsuche und -sortierung draufgingen. Die Steuerberaterin berichtet von deutlich schnellerer Verarbeitung, weil alle Belege vollständig und korrekt vorkontiert ankommen.
Ein selbstständiger Fotograf arbeitet deutschlandweit für verschiedene Kunden. Pro Monat fallen 15-20 Reisen an, jede mit eigenen Belegen: Bahntickets, Tankquittungen, Parkgebühren, Hotel, Verpflegung. Dazu kommen Equipment-Käufe und laufende Kosten für Studio und Versicherungen.
Das Problem: Während der Reisen blieb keine Zeit für Belegverwaltung. Quittungen landeten im Rucksack, im Auto oder gingen verloren. Die Zuordnung zu Kundenprojekten war am Monatsende kaum noch möglich.
Der Fotograf fotografiert jeden Beleg sofort mit unserer App und fügt eine kurze Notiz hinzu (z.B. "Kunde XY, Shooting Hamburg"). Wir erfassen die Belege täglich und ordnen sie den jeweiligen Projekten zu.
Bei Reisekosten berechnen wir automatisch Verpflegungsmehraufwand und Kilometerpauschalen, soweit relevant. Die Steuerkanzlei erhält eine nach Projekten sortierte Übersicht — perfekt für die Nachkalkulation und Umsatzsteuer-Voranmeldung.
Der Fotograf hat keine verlorenen Belege mehr und kann sich während der Shootings auf seine Arbeit konzentrieren. Die projektbezogene Aufbereitung hilft ihm außerdem, die Rentabilität einzelner Aufträge besser einzuschätzen.
Eine freiberufliche IT-Beraterin arbeitet überwiegend remote für verschiedene Kunden. Die meisten Ausgaben sind digital (Software-Lizenzen, Cloud-Services, Online-Tools), aber es fallen auch klassische Belege an: Büromaterial, Hardware, Fortbildungen, gelegentliche Kundenbesuche.
Das Problem: Digitale Rechnungen landen in verschiedenen E-Mail-Postfächern, PDF-Downloads verschwinden im Download-Ordner, Papierbelege stapeln sich ungeordnet. Die Übersicht fehlt komplett.
Die Beraterin leitet alle digitalen Rechnungen an eine spezielle E-Mail-Adresse weiter, die wir für sie eingerichtet haben. Wir erfassen sie automatisch und ordnen sie zu. Papierbelege fotografiert sie mit der App oder sendet sie uns gesammelt per Post.
Besonderheit: Bei Software-Abos und wiederkehrenden Kosten legen wir Regeln an, sodass die Kontierung automatisch korrekt erfolgt. Bei neuen Ausgaben fragen wir einmalig nach, wie sie kontiert werden sollen.
Die Beraterin hat erstmals einen vollständigen Überblick über ihre Ausgaben. Sie sieht in den wöchentlichen Berichten sofort, welche Kosten angefallen sind und kann ihr Budget besser planen. Die Steuerberaterin erhält alle Belege digital und strukturiert.
Grafikdesigner, Werbeagenturen, Illustratoren — oft mit Materialkosten, Software-Abos und projektbezogenen Ausgaben.
Fotografen, Videografen, Cutter — mit Equipment-Investitionen, Reisekosten und Studiomiete.
Softwareentwickler, IT-Berater, Webdesigner — überwiegend digitale Ausgaben, aber auch Hardware und Weiterbildung.
Business-Coaches, Berater, Trainer — mit Reisekosten, Seminarräumen und Weiterbildungsinvestitionen.
Texter, Journalisten, Content Creator — mit Recherche-Ausgaben, Software-Tools und Büromaterial.
Einzelunternehmer und kleine Teams in verschiedenen Dienstleistungsbereichen mit überschaubarem Belegaufkommen.
Keine Stunden mehr für Belegsuche, Sortierung und Digitalisierung. Die Zeit können Sie in Ihr Kerngeschäft investieren.
Kein schlechtes Gewissen mehr wegen unbearbeiteter Belege. Sie wissen, dass alles läuft — auch wenn Sie gerade keine Zeit dafür haben.
Ihre Steuerkanzlei erhält saubere, vollständige Unterlagen und kann effizienter arbeiten. Das schätzen Steuerberater sehr.
Durch wöchentliche Berichte wissen Sie immer, welche Ausgaben angefallen sind. Keine bösen Überraschungen am Monatsende.
Vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch. Wir besprechen Ihre spezifische Situation und finden heraus, ob unser Service zu Ihren Anforderungen passt.
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